Arkistolaitos yksinkertaistaa ja yhtenäistää sähköisen säilyttämisen hallinnollisia käytänteitä. Tavoitteena on nopeuttaa päätösten käsittelyaikaa arkistolaitoksessa sekä madaltaa julkishallinnon organisaatioiden kynnystä siirtyä sähköiseen säilyttämiseen.  

Hallinnollisten käytänteiden sujuvoittamiseksi nykyinen lupaprosessi yhdistetään seulontaprosessiin. Jatkossa julkishallinnon organisaatiot hakevat pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen säilytysmuodon määräämistä sähköiseksi osana arkistolaitokselle toimitettavaa seulontaesitystä. Arkistolaitos tekee seulontaesityksen pohjalta seulontapäätöksen, jonka yhteydessä määrätään myös asiakirjatietojen säilytysmuodosta. Seulontaesitys voi myös koskea ainoastaan asiakirjatietojen säilytysmuotoa.

Säilytysmuodon määräämistä sähköiseksi voi hakea asiankäsittelyn tuloksena muodostuville asiakirjatiedoille, rekistereille ja tietokannoille sekä paperiasiakirjojen digitaalisille jäljenteille. Asiankäsittelyaineiston tulee edelleen täyttää SÄHKE2-normin vaatimukset, joiden todentaminen on edellytyksenä arkistolaitoksen päätökselle sähköisestä säilytysmuodosta. SÄHKE2-vaatimukset todennetaan joko tietojärjestelmätuotteelle myönnetyllä SÄHKE2-sertifikaatilla tai auditoimalla organisaation käyttämä tietojärjestelmä.

Käsittelemme vireillä olevat lupahakemukset loppuun vanhan lupaprosessin mukaisesti.

Lisätietoja:

Sähköinen säilyttäminen

Kansallisarkiston tutkimuksen ja kehittämisen vastuualue:

• normi- ja informaatio-ohjauksen sektoritoiminnon johtaja Veli-Matti Pussinen, puh. 029 533 7261
• kehittämispäällikkö Mikko Eräkaski, puh. 029 533 7009
• ylitarkastaja Nina Eerikäinen, puh. 029 533 7133

  sähköpostit muotoa Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.